Sidan publicerades senast 2015-12-10
« Tillbaka
Spara/dela med dig:
Startsidan »   ARTIKLAR »   ARTIKLAR »   Artiklar 2015 »   Förändringsarbete i samband med systemimplementering »   

Förändringsarbete i samband med systemimplementering

När ett företag väl tagit beslutet om att investera i ett nytt systemstöd har man med stor säkerhet också adresserat ett problem. Vad som upplevs problematiskt kan självklart skilja sig åt, men ofta är det den manuella hanteringen som uppfattas krånglig, tidskrävande och som ger upphov till felkällor. Företaget vill förändra sitt sätt att arbeta och detta är själva starten på en förändringsprocess, en utveckling från nuvarande situation mot ett framtida mer önskvärt tillstånd.

Förändringsarbete även i mindre processer

I min yrkesroll som HR-konsult handlar det om att implementera systemstöd som ger företaget möjlighet att på ett enkelt och effektivt sätt registrera sina avvikelser och reseräkningar. Systemstödet ska och kan lösa uppgiften med att göra hanteringen lättare. Men implementering av ett nytt system för också med sig nya, förändrade rutiner och arbetssätt där företagets anställda plötsligt står inför nya utmaningar. Ofta när vi pratar om förändringsprocesser förknippar vi detta med större övergripande organisationsförändringar, men om vi ser förändringsarbetet även i de mindre processerna har vi mycket att vinna. Ett nytt systemstöd är givetvis inte lika omfattande som en större organisationsförändring men det finns många delar som går att påverka för att implementering av systemstödet ska bli så lyckad som möjligt.

God vilja gör halva jobbet

Även om fördelarna med ett nytt systemstöd är uppenbara för dem som har varit involverade i beslutsfattandet, så handlar det om att få de anställda med på båten. De anställdas förändringsvilja är en central del av ett lyckat förändringsarbete och en förutsättning för att lyckas är att så många som möjligt av de anställda också upplever förändringen som nödvändig. Om initiativtagarna och de ansvariga för förändringsprocessen är motorn i arbetet, så är det de anställdas motivation som är drivmedlet. Därför är det viktigt att ledningen kommunicerar till organisationen varför förändringen görs, vilka positiva effekter som vill uppnås och framförallt förmedla nyttan med det nya systemstödet.

Delaktighet är nyckeln

En viktig aspekt i förändringsarbetet är delaktighet. Delaktighet kan vi skapa genom att involvera fler medarbetare i implementeringen. Förslagsvis kan man arbeta med en testgrupp som kan utvärdera och lära känna systemet. Använd därefter de lärdomar och frågor som har dykt upp under testperioden för att utforma en så bra utbildning som möjligt för övriga medarbetare. Testperioden ger också de användare som arbetat i systemet en fördjupad kunskap, vilket gör att de kan fungera som ambassadörer i organisationen. Detta skapar många fördelar, men viktigast är att kunskapen inte centraliseras till en eller två personer. Ju fler medarbetare som blir involverade och intresserade, desto bättre genomslag får förändringsarbetet i hela organisationen.

Nu kör vi! Eller...?

Även om det är frestande att tidigt släppa ut systemet till medarbetarna och på så sätt påskynda arbetet, är risken istället stor att det blir mer tungrott och att det krävs en större arbetsinsats i det långa loppet. I värsta fall upplevs systemet som svårt och omständligt och medarbetarna upplever inte att de har något att vinna på förändringen, vilket medför en rejäl uppförsbacke redan från start. Om man istället använder sig  av en tydlig dialog under hela förändringsarbetet, och kompletterar detta med en utbildningsinsats när systemet ska introduceras, är chansen stor att man får nöjda medarbetare som har kunskap att nyttja systemet på ett bra sätt.

När systemet väl är implementerat och arbetsrutinerna sitter, så har flera bitar fallit på plats och grunden är lagd. Men för att kunskapsnivå som nu byggts upp i organisationen ska bibehållas över tid, krävs det ett kontinuerligt arbete där även nytillkomna medarbetare får en bra introduktion till systemstödet.

Daniel Ahlman
HR-konsult
Hogia Professional Services AB

FÅ ALLA NYHETER DIREKT I DIN MEJL


ARTIKLAR  
Artiklar 2019  
Artiklar 2018  
Artiklar 2017  
Artiklar 2016  
  Artiklar 2015  
Artiklar 2014  
Artiklar 2013  
Artiklar 2012  
Copyright © 1999-2019 Hogia  






Tipsa en vän