Nu gäller arbetsgivardeklaration på individnivå – vad innebär det för dig som lönespecialist?

Den 1 januari 2019 infördes arbetsgivardeklaration på individnivå fullt ut för alla företag. Det innebär att arbetsgivare nu ska rapportera uppgifter om varje medarbetares skatt, lön, förmåner och andra ersättningar på individnivå till Skatteverket varje månad.

Här svarar Hogias HR-expert Erik Douglasson på frågor om vad du som lönespecialist bör tänka på.

Hur ska man förbereda sig som arbetsgivare?

Som arbetsgivare bör man omgående starta med att informera sig om de nya reglerna kring AGI hos Skatteverket. Den nya lagen medför att rutiner och behörigheter inom organisationen behöver struktureras upp, från upplägg av anställda till attestering och utbetalning av lön.

Vad ska man tänka på som lönespecialist?

Varje månad blir nu ett avslut för sig, vilket ställer högre krav på att lönen blir rätt från början. Som lönespecialist behöver ni gå ut och informera både chefer och medarbetare om att reseräkning, tid- och avvikelserapportering samt övriga löneunderlag måste skickas in till löneavdelningen i god tid. Det är viktigt att chefer meddelar om det blir förändringar i sysselsättningsgraden för sin anställda. Det är också viktigt att förklara konsekvenserna om rapporteringen blir fel så att alla är medvetna om vad som gäller.

För att undvika att rapportera felaktigheter till Skatteverket bör man som lönespecialist kontrollera avräkningen noggrant så att man får med sig rätt uppgifter. Det är också viktigt att instruera alla medarbetare att läsa sin lönespecifikation noggrant och be dem återkomma till er omgående om något är fel så att ni hinner agera före dess att arbetsgivardeklarationen ska skickas in till Skatteverket den 12:e i varje månad.

Vad gör man om det blir fel i rapporteringen till Skatteverket?

Eventuella fel som rapporterats in till Skatteverket kan hanteras på olika sätt. Det går att göra justering i nästkommande månad om det finns pengar att justera emot och att beloppen är i positivt värde även efter att justeringen är gjord. Om man däremot hamnar på minusposter kommer det inte gå att göra rättelser lika enkelt. Då måste dessa korrigeras i samma månad som felet uppstod genom att ni som arbetsgivare lämnar in en helt ny arbetsgivardeklaration för den månaden. Varje rättelse innebär därför ökad administration.

En anställd som fått för mycket lön och där arbetsgivaren har hunnit rapporterat uppgifterna till Skatteverket måste själv återbetala hela bruttobeloppet till arbetsgivaren. Det vill säga även skatten. Arbetsgivaren har inte rätt att göra skattekorrigeringar för den anställde. Om det har redovisats för mycket skatt till Skatteverket kommer det att regleras vid nästa års deklaration. Därmed läggs ett större ansvar på den enskilde i att läsa sin lönespecifikation samt agera om uppgifter behöver rättas före deklarationen rapporteras in till Skatteverket.

Vad är dina råd till lönespecialister?

Mitt råd är att ni nu säkerställer att era lönesystem har stöd för AGI samt sätter er in i de nya reglerna och informerar era medarbetare och chefer. Vi på Hogia håller också utbildningar i AGI där du som arbetar med lön kan delta oavsett om du använder Hogias programvaror eller inte. Vi guidar kursdeltagarna i de lagar och regler som styr arbetet. För mer information »



Erik Douglasson har många års erfarenhet av konsultation och utbildning inom lön och HR och är en mycket uppskattad föreläsare på Hogias användarträffar och seminarier. Erik arbetar som bolagschef för HR Systems, vilket är bolaget som utvecklar Hogias HR- och löneprodukter för de större kundsegmentet. Vidare är Erik bland annat Hogia-gruppens representant i SRFs arbetsgrupp kring införandet av Arbetsgivardeklaration på individnivå i nära samarbete med Skatteverket.